Co to jest e-paragon? Na czym polega paragon cyfrowy?
Pytanie „Co to jest eparagon” słyszymy dość często. A jeszcze częściej... nie do końca prawdziwą odpowiedź. W tym artykule rozjaśnimy, czym jest elektroniczny paragon fiskalny (a co nim nie jest) i na co warto zwrócić uwagę, żeby mieć pewność, że mamy do czynienia z pełnoprawnym dokumentem fiskalnym.
W artykule znajdziesz informację:
Gotow_?
Zaczynajmy!
Co to jest e-paragon?
Co to jest e-paragon? Mówiąc najprościej e-paragon fiskalny to elektroniczna postać papierowego paragonu. Stąd sprzedawca, który wystawi elektroniczny paragon fiskalny już nie musi drukować klientowi dowodu sprzedaży w wersji papierowej – pod względem prawnym oba dokumenty są równoważne.
Bardzo ważne w tej definicji jest słowo fiskalny, które oznacza, że dokument został trwale i nieodwracalnie zapisany w pamięci kasy fiskalnej. Tylko wtedy, zgodnie z przepisami, paragon (i eparagon) jest autentycznym i pełnoprawnym dowodem zakupu i sprzedaży. Dlatego aby wystawić e-paragon, nadal konieczne jest urządzenie fiskalne – paragon elektroniczny bez kasy jest niemożliwy. Poza urządzeniem fiskalnym, e-paragon musi mieć także prawidłowy format, który został bardzo precyzyjnie określony przez ustawodawcę.
Od kiedy można wystawić e-paragon w Polsce? Ustawa o VAT i inne nowelizacje
Pierwsze konsultacje strony ministerialnej z rynkiem na temat wprowadzenia e-paragonów w Polsce odbyły się jeszcze w 2017 roku. Przedstawiciele naszej spółki mieli przyjemność brać w nich udział. Proces trwał 3 lata. Jako eparagony.pl już wtedy prowadziliśmy pierwsze prace technologiczne nad docelowym rozwiązaniem.
Owocem tej merytorycznej wymiany na linii rząd-rynek była nowelizacja do Ustawy o VAT z marca 2020 r., dzięki której e-paragon fiskalny i tradycyjny paragon na papierze stały się równoważne prawnie. Dokumenty mogły się już pełnoprawnie zastępować.
Kolejne lata przyniosły dalsze przepisy wykonawcze. Paragon elektroniczny został uregulowany m.in. w nowelizacji do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (2020) oraz nowelizacji do Rozporządzenia MPiT w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (2021).
W tym samym czasie my, jako HUB eparagony.pl prowadziliśmy prace technologiczne. Moment przełomowy dla e-paragonów w Polsce nastąpił w maju 2022 roku – to wtedy za pośrednictwem HUBu eparagony.pl obsłużyliśmy i udostępniliśmy pierwszy pełnoprawny e-paragon fiskalny w polskim handlu.
Od kiedy e-paragony są więc dostępne w Polsce? Prawnie już od 2020 roku (nowelizacja do Ustawy o VAT). Praktycznie od połowy 2022r., gdy udostępniliśmy rynkowi rozwiązanie i HUB eparagony.pl.
Kto może wystawić e-paragon?
E-paragon na kasie fiskalnej online może wystawić każdy sprzedawca, niezależnie od branży, profilu i rodzaju działalności. W przepisach prawa nie ma w tym zakresie żadnych wykluczeń czy ograniczeń (w przeciwieństwie do tzw. kas wirtualnych, które są limitowane wyłącznie do kilku branż).
Co ciekawe, wystawianie eparagonów może się także opłacać podmiotom zwolnionym z ewidencjonowania na kasie fiskalnej, zastępując fakturę imienną. Wynika to m.in. z faktu, że prowadzenie ewidencji jest bardzo czaso- i kosztochłonne. E-paragony stają się w takich przypadkach wygodną i mniej kosztowną alternatywą. Więcej szczegółów dotyczących podmiotów zwolnionych opisaliśmy tutaj.
Jak wystawić e-paragon?
Aby wystawić elektroniczny paragon fiskalny, trzeba posiadać odpowiednie urządzenie fiskalne i rejestrować na nim sprzedaż oraz zintegrować swój sklep z systemem obsługującym e-paragony.
Urządzenie fiskalne Do wystawienia paragonów elektronicznych potrzebna jest drukarka fiskalna online. Jednak nie każdy model się sprawdzi – urządzenie musi mieć homologację Głównego Urzędu Miar do obsługi eparagonów oraz odpowiednią wersję oprogramowania (co podajemy w dokumentacji).
Obsługujemy wszystkie dostępne na rynku modele ze wspomnianą homologacją. Tutaj znajdziesz zawsze aktualną listę modeli drukarek fiskalnych online obsługujących e-paragony. Dzięki nowym homologacjom lista się regularnie poszerza.
Integracja z systemem obsługującym eparagony Kolejnym niezbędnym elementem jest integracja sklepu z systemem typu HUB eparagony.pl. W przypadku naszej usługi możesz skorzystać z gotowych integracji dla wiodących na rynku systemów księgowych i ERP (np. Comarch, Subiekt, wFirma), integratorów (np. BaseLinker) czy platform dla e-commerce (np. WooCommerce) i platform specjalistycznych (np. Zamowposilek.pl). Dla systemów indywidualnych udostępniamy także nasze API. Tutaj znajdziesz listę dostępnych integracji wraz z instrukcjami wdrożenia.
Jak działa wystawianie eparagonów?
Wiesz już, że pierwszym krokiem do wystawienia eparagonu jest rejestracja transakcji w pamięci chronionej urządzenia fiskalnego. I co dalej?
W tym miejscu do procesu wkracza ważny gracz – repozytorium eparagonów (najlepiej zewnętrzne), np. eparagony.pl. Aby wystawić paragon online, repozytorium odbiera zaszyfrowane dane o transakcji z drukarki fiskalnej online danego sklepu. Dane pochodzą bezpośrednio z urządzenia fiskalnego, co zabezpiecza obie strony transakcji przed manipulacjami dokumentem i próbami oszustwa.
Następnie repozytorium przekształca dane w formę zrozumiałą dla odbiorcy (wizualną), spełniając jednocześnie obowiązek zapewnienia czytelnego widoku elektronicznego dokumentu, jaki ciąży na sprzedawcy (Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących). W ostatnim kroku repozytorium udostępnia dokument nabywcy w uzgodniony ze sprzedawcą sposób, np. mailowo, w aplikacji mobilnej, czy na konto klienta w sklepie danej marki.
W usłudze eparagony.pl cały proces przebiega w pełni automatycznie.
E-paragony: na co uważać?
Warto wiedzieć, że eparagon przesłany jako prosty, statyczny załącznik w mailu w formacie PDF czy JPG prawdopodobnie będzie niezgodny z prawem – a niestety często widzimy takie rozwiązania na rynku. Technicznie e-paragon to zbiór danych przedstawionych w ściśle określonym przez Ministerstwo Finansów formacie (nieczytelnym dla człowieka) i tylko w takiej formie może zastąpić paragon do druku. To, co widzisz jako e-paragon (produkty, ceny, podatek itd.) to wizualizacja wspomnianych danych. To jeden z powodów, dla którego każdy e-paragon wystawiony za pośrednictwem eparagony.pl ma postać unikatowego linka.
Pamiętaj też, że e-paragon fiskalny nie jest obowiązkowy (w przeciwieństwie do Krajowego Systemu e-Faktur). Sprzedawca ma zupełną dowolność: zarówno w kwestii wprowadzenia e-paragonów, jak i wyboru dostawcy rozwiązania.
Myślisz o eparagonach w swoim biznesie? Tutaj znajdziesz instrukcję krok po kroku, jak wystawić pierwszy e-paragon.
Dziękujemy i do napisania!
